GroupWise これは使えるTips

ここでは、GroupWise8 の Fat Client と WebAccess を使って、GroupWise ならではの特殊なグループウェア、コラボレーションツールとしての使い方を説明します。画面のハードコピーはGroupWise8 のものですが、メールエンジン/ Web Access は GroupWise 2014 を使っています。

1) 項目の変更(Change to)

古い GroupWise には堂々としたボタンがあったのですが、バージョン7以降、目立たないメニューの一つとなってしまいました。

例えば

「7/10 PM13:00 に訪問します」

とか

「今月中に見積もりください」

などの外部のメールをアポイントやタスクに変更する機能です。メールだと、カレンダーやタスクリストに表示されないので、つい忘れがちな、こうしたメールですが、 GroupWise では「項目の変更」で容易に「会議室予約」や関連者へのミーティングへの招待に変更できます。メールと統合されたグループウェアであっても、メールとカレンダーとの連動は中々行っている製品はありません。

メールのラインで右ボタンから、あるいは GroupWise 2012 以降では編集メニューに「項目変更 Change to」 という項目があります。
a0056607_0444244.jpg


 ここで、メールの内容を適合した内容に「項目変更」します。例えば、自分一人が関連するタスク(To Do)やスケジュールであれば、「ポストタスク」や「ポストアポイントメント」に変更します。ミーティングや機材の確保は「グループ、アポイント」とします。
a0056607_0465424.jpg

項目を変更したメールは、受信ボックスから、タスクやスケジュールに移動し、カレンダーに反映されます。

GroupWise mail Change To Appoint and Task



2) 共有フォルダ

外部からメールを送る側からすると、送信先(TO:) は知っていても、カーボンコピーを送るかどうかは送る側の判断でもあるし、本当は広く相手の組織にCCしておいた方がいい場合もあります。

しかしCC:を多用するのもCC:で受ける側にはウザったいものですし、しかし、こういった情報は広く公開できる場所に情報として挙げておきたい場合があります。読みたい人は自分宛のCCメールでなくても新しい Issue を読む事ができる共有フォルダを使いこなします。

例えば、Google Alert などで送られる業界や自社に発表のニュース速報などを GoogleAlert フォルダにルール転送しておき、関連するユーザに公開します。ユーザ一人一人はメールを受信するのではなく、共有フォルダにアクセスして、ニュースアラートを読むことができます。

a0056607_050933.jpg


GroupWise How to Create Shared Folder


共有フォルダを作った場合、共有する相手が「受諾」してから利用できます。


3) 共有アドレス帳

 社内で利用している機械のメンテナンスサービスへのメールアドレスは、担当者だけが知っています。しかし、担当者が不在の場合、緊急にメンテナンスサービスに別な担当者がメールしなければならない
という場合があります。

 その際に ServiceAddres というような「共有アドレス帳」を作って、必要なユーザとメールアドレスを共有しておくことができます。
 
a0056607_0542993.jpg


この共有アドレス帳は、GroupWise ユーザのアドレスだけではなく、社外メールのアドレスも共有できます。例えば「XXXプロジェクトメールアドレス帳」には abcd@mycompany.com だけではなく xyz@othercompany.com も登録できます。そのため、共有アドレス帳を使っている場合、プロジェクトのメンバー同士、メールアドレスを教えなくても、必要であれば、面識のない相手にもメールを送ることができます。
企業内外を巻き込んだプロジェクトに必要な、内外のメールアドレスをまとめて「共有アドレス帳」として、公開してグループで利用します。

共有アドレス帳は共有する相手が「受諾」してから利用できます。

GroupWise: How to Share Your Address Book with another.


共有カレンダー

共有カレンダーは、自分のカレンダーの一部分を他のユーザと共有する機能です。

a0056607_14241992.jpg


「カレンダー」を新規作成して、プロパティから「共有」する相手と「読み」「追加」「編集」「削除」の権限を与えて送信します。相手が受諾すると、相手のカレンダーに共有カレンダーの内容が表示されます。



 共有する相手の一部に編集権限や削除権限を与えることもできます。デフォルトで「読む」と「追加」が加えられていますが、追加は削除しても構わないケースもあります。

これでプロジェクトに必要なカレンダーを、必要なメンバーだけで共有します。


4) ビジーサーチ

この機能は、初期の GroupWise から実装された機能です。GroupWise が「グループウェア」として認識されたのはこの機能のおかげです。

ビジーサーチは、大規模なネットワークでも機能します。数万人規模のネットワークでも時間帯を超えて、ミーティングのための空いている時間を瞬時に探し出します。事前にオンラインカンファレンスやカンファレンスに必要な機材の空き時間を探し、最適な時間をアポイント作成のために機能します。

使い方は、アポイント>アドレス帳から召集したいメンバー、機材を選択>必要によっては日時を指定、指定しない場合は今以降の数日間の状況が確認できます>「ビジーサーチ」ボタン

これで、指定した時間帯にアポイントがあったり、外出していたりといった状態を確認して、空き時間を選んでアポイントを送信します。
a0056607_0553361.jpg


5) メッセージトラッキング

送信したメッセージが、相手に読まれたかどうかを「プロパティ」で調べることができます。

 この機能では、例えばアポイントを「読んだ」「受諾した」あるいは「拒否」したかが一目でわかります。通常の電子メールでは、この様にメッセージトラッキングがないため

「この日は子供のお迎えがあるので出席できません」

などと言った返信を書かなくても、アポイントの受諾や、メールを「読んだ」「読まない」と言った事が少なくなります。 FaceBook の「イイね」ボタンをもっと意味のあるものとして組み込んだようなものです。この機能も長い GroupWise の歴史の中で愛用されています。

6) 代理(Proxy)

例えば VIP の秘書が、代理でメールを読める、返信できる機能です。代理人には「読める」だけか「読み書きできるか」の権限が与えられます。

7) 施設、リソース

会議室、公用車、プロジェクター、Web会議システムなどのリソースは Resource として灯篭し、オーナー(管理者)を割り当てます。この作業は、管理者が行います。

他にも、ドキュメントを格納して、バージョン管理と共有を行うキャビネットやライブラリなどの機能があり、これらを使いグループコラボレーションを行います。

お問い合わせは
islandcenter.jp
[PR]
by islandcenter | 2014-06-24 00:57 | GroupWise | Trackback | Comments(0)

-HTML テキストを使わせない-

GroupWise 2012 はデフォルトで HTML メールをインターネットメールユーザに送信します。一般的な古いタイプのメールソフトウェアユーザにとっては、このように単純な添付ファイルとして受信されます。

a0056607_13391355.gif


昨今、世間を騒がせている政府機関、防衛産業を狙ったピンホール・フィッシングによる情報漏えい事件でもあるように、相変わらず「添付ファイルには気をつけろ」がセキュリティの第一歩であることから、できれば、ユーザにはHTMLメールは使わせたくないのが本音です。未だに HTML メールで「お知らせ」を送ってくる某ソフトウェアベンダーもいますが...他のメールソフトウェアからすると、必ず「添付ファイルがあるよ」というアイコンが付くので非常に目障りとなります。

GroupWise クライアントからこのように修飾されたフォントをプレーンテキスト形式で送ると

a0056607_13395431.gif


通常のメールソフトウェアではシンプルなプレーンテキストで表示されます。
a0056607_13402413.gif


このため、デフォルトメールを HTML にするためには GroupWise クライアントの Tool > Environment > View の HTML ビュー、エディタをプレーンテキストにしておく必要があります。

a0056607_13411396.gif


ただし、これをデフォルトとして強制するためには、ポストオフィス管理者が ConsoleOne > Tool > GroupWise Client Opiton から Environment > View の項目を Text に変えておくと、ポストオフィスの全てのクライアントに適用されます。
a0056607_1342581.gif

強制的に変更できないようにするには Lock アイコンをクリックします。

ユーザ側からは、HTML の編集機能がグレーアウトされて、強制的にプレーンテキストを送ることになります。
a0056607_13424611.gif


ただし、GroupWise ユーザ同士の場合はテキスト装飾ができるので、その点の違いを説明しておくことが大事です。
a0056607_13432812.gif

確かに、文字に装飾を施さないと自分の伝えたいことを伝えられないとクレームするユーザがいるかもしれません。あるいは絵や音楽じゃないと表現できないという人もいます。私はそういったユーザはメールを使う資格がないと思います。正しいビジネスでの文章表現を行えるような教本を読ませるべきです。

なお、 GroupWise Webacees にも HTML でメールを書けますが、届いた GroupWise FAT Cleint では必ず意図したとおりに表示されるわけではありません。
a0056607_1316615.gif

やはり「使わせない」ことが無難なようです。

-MIME ISO2022-JP に設定する-

GroupWise のデフォルトは UTF-8 です。これは多国籍で利用されることが前提の GroupWise のシステムのデフォルトです。

しかし、中には日本ガラパゴスな国産の有名グループウェアなどで JIS コードしか使えないメールソフト(結構あるんです)を使っている相手には「文字化け」ということになります。

電子メールの文字化けは送受信したお互いの「相手が悪い」ということになり、一般的には海外製ソフトウェアの「ひどい日本語処理」が問題視されてしまいます。ということで ISO2022 形式で送ることが一番無難です。

 日本人同士であれば ISO2022-JP エンコードでほとんど事は足りると思います。また Right to Left の脆弱性を使ったピンホール・フィッシングがありますから、Unicode を必要としない場合は、 この設定にしておくほうがよいでしょう。多国籍企業で、送る相手が繁体中国語だとかアラビア語などの場合は、UTFかそれぞれ相手の言語に合わせる必要があるかもしれません。

ConsoleOne > Tool > GroupWise Client Opiton から Send Option からデフォルト ISO2022-JP を選択しておきます。
a0056607_13435259.gif

もし、海外との取引が多い企業さんで、繁体中国語やアラビア語などが必要な場合、UTF-8 にするか相手の言語に合わせて文字コードを選択してください。1バイト英語数字語圏であれば、 ISO2022 で問題ありません。

この設定もポストオフィス単位でデフォルト設定にしておくことができます。

返信形式

GroupWise は長年返信すると

>>>> kennn@islandcenter.jp 2012/06/22 13:00 >>>>

のような感じで、相手の本文が書かれます。これは、受取人の好みです。私は


>本文


の様に返信が使えるのなら、相手の文章を引用して、明らかにその部分を読んだ、ということを明示した上で返信できるので、こちらの方が便利です。

Re: Re: Re: で数行のメールが数百行になって、全く意味をなさないくらいなら、あまり GroupWise のクラッシック返信スタイルは好きになれません。

これはあくまでも人の好みですが、多くのメーラーが相手の本文を ">" で返すことを考えると、この方式をお勧めしたくなります。

GroupWise では ツール>オプション> 返信環境で、 GroupWise Classic スタイルか、一般的な ">"を使う形式を選ぶことができます。セパレータはデフォルトで ">"ですが、好みで # にするとかは自由にしても良いでしょう。
a0056607_16391771.jpg

この設定もポストオフィス単位でデフォルト設定するか、ロックしてしまうことができます。


-KeyWord-

Novell GroupWise MIME HTML Plane Text  プレーンテキスト メール 管理 設定 文字化け

islandcenter.jp
[PR]
by islandcenter | 2011-11-12 13:44 | GroupWise | Trackback | Comments(0)