GroupWise これは使えるTips

ここでは、GroupWise8 の Fat Client と WebAccess を使って、GroupWise ならではの特殊なグループウェア、コラボレーションツールとしての使い方を説明します。画面のハードコピーはGroupWise8 のものですが、メールエンジン/ Web Access は GroupWise 2014 を使っています。

1) 項目の変更(Change to)

古い GroupWise には堂々としたボタンがあったのですが、バージョン7以降、目立たないメニューの一つとなってしまいました。

例えば

「7/10 PM13:00 に訪問します」

とか

「今月中に見積もりください」

などの外部のメールをアポイントやタスクに変更する機能です。メールだと、カレンダーやタスクリストに表示されないので、つい忘れがちな、こうしたメールですが、 GroupWise では「項目の変更」で容易に「会議室予約」や関連者へのミーティングへの招待に変更できます。メールと統合されたグループウェアであっても、メールとカレンダーとの連動は中々行っている製品はありません。

メールのラインで右ボタンから、あるいは GroupWise 2012 以降では編集メニューに「項目変更 Change to」 という項目があります。
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 ここで、メールの内容を適合した内容に「項目変更」します。例えば、自分一人が関連するタスク(To Do)やスケジュールであれば、「ポストタスク」や「ポストアポイントメント」に変更します。ミーティングや機材の確保は「グループ、アポイント」とします。
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項目を変更したメールは、受信ボックスから、タスクやスケジュールに移動し、カレンダーに反映されます。

GroupWise mail Change To Appoint and Task



2) 共有フォルダ

外部からメールを送る側からすると、送信先(TO:) は知っていても、カーボンコピーを送るかどうかは送る側の判断でもあるし、本当は広く相手の組織にCCしておいた方がいい場合もあります。

しかしCC:を多用するのもCC:で受ける側にはウザったいものですし、しかし、こういった情報は広く公開できる場所に情報として挙げておきたい場合があります。読みたい人は自分宛のCCメールでなくても新しい Issue を読む事ができる共有フォルダを使いこなします。

例えば、Google Alert などで送られる業界や自社に発表のニュース速報などを GoogleAlert フォルダにルール転送しておき、関連するユーザに公開します。ユーザ一人一人はメールを受信するのではなく、共有フォルダにアクセスして、ニュースアラートを読むことができます。

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GroupWise How to Create Shared Folder


共有フォルダを作った場合、共有する相手が「受諾」してから利用できます。


3) 共有アドレス帳

 社内で利用している機械のメンテナンスサービスへのメールアドレスは、担当者だけが知っています。しかし、担当者が不在の場合、緊急にメンテナンスサービスに別な担当者がメールしなければならない
という場合があります。

 その際に ServiceAddres というような「共有アドレス帳」を作って、必要なユーザとメールアドレスを共有しておくことができます。
 
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この共有アドレス帳は、GroupWise ユーザのアドレスだけではなく、社外メールのアドレスも共有できます。例えば「XXXプロジェクトメールアドレス帳」には abcd@mycompany.com だけではなく xyz@othercompany.com も登録できます。そのため、共有アドレス帳を使っている場合、プロジェクトのメンバー同士、メールアドレスを教えなくても、必要であれば、面識のない相手にもメールを送ることができます。
企業内外を巻き込んだプロジェクトに必要な、内外のメールアドレスをまとめて「共有アドレス帳」として、公開してグループで利用します。

共有アドレス帳は共有する相手が「受諾」してから利用できます。

GroupWise: How to Share Your Address Book with another.


共有カレンダー

共有カレンダーは、自分のカレンダーの一部分を他のユーザと共有する機能です。

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「カレンダー」を新規作成して、プロパティから「共有」する相手と「読み」「追加」「編集」「削除」の権限を与えて送信します。相手が受諾すると、相手のカレンダーに共有カレンダーの内容が表示されます。



 共有する相手の一部に編集権限や削除権限を与えることもできます。デフォルトで「読む」と「追加」が加えられていますが、追加は削除しても構わないケースもあります。

これでプロジェクトに必要なカレンダーを、必要なメンバーだけで共有します。


4) ビジーサーチ

この機能は、初期の GroupWise から実装された機能です。GroupWise が「グループウェア」として認識されたのはこの機能のおかげです。

ビジーサーチは、大規模なネットワークでも機能します。数万人規模のネットワークでも時間帯を超えて、ミーティングのための空いている時間を瞬時に探し出します。事前にオンラインカンファレンスやカンファレンスに必要な機材の空き時間を探し、最適な時間をアポイント作成のために機能します。

使い方は、アポイント>アドレス帳から召集したいメンバー、機材を選択>必要によっては日時を指定、指定しない場合は今以降の数日間の状況が確認できます>「ビジーサーチ」ボタン

これで、指定した時間帯にアポイントがあったり、外出していたりといった状態を確認して、空き時間を選んでアポイントを送信します。
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5) メッセージトラッキング

送信したメッセージが、相手に読まれたかどうかを「プロパティ」で調べることができます。

 この機能では、例えばアポイントを「読んだ」「受諾した」あるいは「拒否」したかが一目でわかります。通常の電子メールでは、この様にメッセージトラッキングがないため

「この日は子供のお迎えがあるので出席できません」

などと言った返信を書かなくても、アポイントの受諾や、メールを「読んだ」「読まない」と言った事が少なくなります。 FaceBook の「イイね」ボタンをもっと意味のあるものとして組み込んだようなものです。この機能も長い GroupWise の歴史の中で愛用されています。

6) 代理(Proxy)

例えば VIP の秘書が、代理でメールを読める、返信できる機能です。代理人には「読める」だけか「読み書きできるか」の権限が与えられます。

7) 施設、リソース

会議室、公用車、プロジェクター、Web会議システムなどのリソースは Resource として灯篭し、オーナー(管理者)を割り当てます。この作業は、管理者が行います。

他にも、ドキュメントを格納して、バージョン管理と共有を行うキャビネットやライブラリなどの機能があり、これらを使いグループコラボレーションを行います。

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by islandcenter | 2014-06-24 00:57 | GroupWise | Trackback | Comments(0)